Compliance corporativo en Panamá: del “cumplir” al “decidir mejor”

El compliance no es un manual en la gaveta. Es un sistema de gestión que permite identificar, prevenir, detectar, responder y documentar riesgos legales y éticos, para operar con confianza frente a bancos, clientes e inversionistas. Bien diseñado, acelera decisiones y reduce costos de error.

¿Qué es “compliance”?

En términos simples: cumplir la ley + hacer lo correcto + poder demostrarlo.Incluye políticas claras, controles operativos, capacitación, canales de reporte y evidencia de que todo funciona.

Siglas esenciales:

• AML/CFT (Anti-Money Laundering / Countering the Financing of Terrorism: antilavado y contra el financiamiento del terrorismo).

• KYC/KYB (Know Your Customer / Know Your Business: conoce a tu cliente/empresa).

• UBO (Ultimate Beneficial Owner: beneficiario final).

• PEP (Politically Exposed Person: persona políticamente expuesta).

• EDD (Enhanced Due Diligence: debida diligencia reforzada).

• KPI (Key Performance Indicator: indicador clave de desempeño).

• RBA (Risk-Based Approach: enfoque basado en riesgo).

• SLA: acuerdo de nivel de servicio (tiempos objetivo).

  
  

¿Por qué importa en Panamá?

• Acceso a sistema financiero: bancos y proveedores de pago exigen expedientes KYC/KYB completos y trazables.

• Reputación y crecimiento: un programa sólido abre puertas a clientes corporativos e inversionistas.

• Exigencias regulatorias: además de las normas generales, ciertas actividades (p. ej., administración de activos de clientes, creación/gestión de personas jurídicas, fideicomisos) tienen obligaciones específicas de AML/CFT y de UBO.

• Eficiencia interna: reduce retrabajos, rechazos bancarios y “sorpresas” en auditorías.

  
  

  Nota: La normativa se actualiza con frecuencia. Este artículo describe buenas prácticas aplicadas a Panamá; para casos concretos, conviene revisar el marco vigente y los lineamientos sectoriales antes de tomar decisiones.

  
  

Los 7 pilares de un programa efectivo

1. Liderazgo y tono desde la cimaLa dirección define expectativas éticas, aprueba políticas y asigna recursos.

2. RBA: enfoque basado en riesgoMapea riesgos por cliente, producto/servicio, canal y geografía. Prioriza lo alto y justifica lo residual.

3. KYC/KYB y UBOIdentifica y verifica quién es tu contraparte y quién la controla (UBO). Evalúa PEP y listas de sanciones; activa EDD si hay señales.

4. Controles operativos y trazabilidadLímites transaccionales, segregación de funciones, aprobaciones, listas de verificación y evidencia. Si no está documentado, no existe.

5. Canal de denuncias y respuestaConfidencial, sin represalias, con protocolo de investigación y tiempos definidos.

6. Capacitación útilBreve, periódica y basada en casos del negocio. Evalúa comprensión.

7. Monitoreo, auditoría y mejora continuaIndicadores (KPI), revisiones independientes y planes de acción con responsables y fechas.

   
   

Cómo empezar: ruta de 30–60 días

Semana 1–2: diagnóstico express

• Entrevistas con áreas clave (ventas, finanzas, operaciones).

• Mapa de riesgos preliminar y “gap analysis”.

Semana 3–4: cimientos documentales

• Políticas de una página: regalos/hospitalidad, conflictos de interés, KYC/KYB-UBO, manejo de efectivo.

• Formularios y checklist de onboarding de clientes y proveedores.

Semana 5–6: operación y medición

• Implementar controles (límites, alertas, aprobaciones).

• Lanzar canal de denuncias y microcapacitaciones.

• Definir KPI: % expedientes completos, tiempos de respuesta, alertas resueltas, hallazgos cerrados.

  
  

Un ejemplo práctico (historia breve)

Una empresa de logística debía firmar un contrato regional en temporada alta. El riesgo estaba en la complejidad societaria de la contraparte y en pagos adelantados.

• Con RBA, priorizamos lo esencial: poder de firma, propósito de la relación y origen de fondos.

• El KYC/KYB inicial se simplificó a un checklist de una página y carga documental escalonada.

• Para UBO, se exigió certificación del fiduciario y obligación de actualización continua.

• Una coincidencia de PEP activó EDD; con fuentes abiertas y verificación independiente, se descartó el riesgo.

• Los controles AML/CFT se diseñaron para convivir con la operación: pagos solo a cuenta corporativa, límites por hitos de servicio y cláusula de resolución por falsedad/omisión del UBO.Resultado: contrato a tiempo, expediente bancario aceptado y proceso replicable para clientes futuros.

  
  

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Políticas demasiado largas: nadie las lee; manténlas en 1–2 páginas con roles y ejemplos.

• KYC “de archivo”: verificar una vez y nunca más. Define triggers de actualización (montos, cambios societarios, señales).

• Canales de denuncia sin protección: debe existir una política de no represalias y un flujo claro de investigación.

• No medir: sin KPI no hay mejora ni defensa ante auditorías.

  
  

Métricas que sí sirven (KPI)

• Expedientes completos: % de KYC/KYB con UBO verificado.

• Tiempo de decisión: desde el ingreso del caso hasta la aprobación/rechazo.

• Alertas resueltas: # y % dentro de SLA (acuerdo de nivel de servicio).

• Capacitación: cobertura y puntajes de evaluación.

• Hallazgos: % de correcciones cerradas dentro del plazo.

  
  

Preguntas frecuentes (FAQ)

1) ¿Compliance ralentiza las ventas?No, si se diseña con RBA y evidencia escalonada. Prioriza lo crítico y avanza en paralelo con lo accesorio.

2) ¿Todas las empresas necesitan lo mismo?No. El programa depende de tu perfil de riesgo: industria, canales, jurisdicciones y volumen transaccional.

3) ¿Qué pasa si aparece un PEP?No es rechazo automático. Activa EDD y decide con evidencia y controles reforzados.

4) ¿Cada cuánto actualizo KYC/KYB y UBO?Define revisión periódica por riesgo (anual/bienal para alto/medio, por ejemplo) y triggers ante cambios relevantes.

5) ¿Cómo se demuestra eficacia?Con KPI, bitácoras de decisiones, evidencias de capacitación y resultados de auditoría.

Conclusión

El compliance no es un freno; es un método para decidir con claridad. Ordena la información, prioriza lo esencial, establece controles razonables y deja evidencia. Así, la empresa gana velocidad con seguridad, reduce costos de error y mejora su acceso a financiamiento y a clientes exigentes.